Personvernerklæring

Opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, kalles personopplysninger.

Les mer om hvilke opplysninger Utdanningsetaten behandler om deg som er elev

Direktøren i Utdanningsetaten er ansvarlig for at etaten håndterer personopplysningene på riktig måte. Oppgavene knyttet til ansvaret er delegert til rektorene på skolene og systemeiere i Utdanningsadministrasjonen.

Innhold

1. Utlevering av personopplysninger
2. Mediene og allmennhetens rett til innsyn
3. Sentrale lover for Utdanningsetatens behandling av personopplysninger
4. Dine rettigheter
5. Kontakt oss

1. Utlevering av personopplysninger

For å kunne overføre personopplysningene dine til tredjepart, for eksempel en annen etat i Oslo kommune, må Utdanningsetaten ha et rettslig grunnlag. Hvis det ikke finnes noe rettslig grunnlag, må vi hente inn samtykke fra deg. Overføring av personopplysninger til tredjepart kan for eksempel være:

  • Oversendelse av klagesaker og dokumentasjon til klageinstans (for eksempel Fylkesmannen og Oslo kommunes klagenemnd).
  • Utlevering av opplysninger til offentlige myndigheter som NAV og ligningsmyndigheter.
  • Utlevering av opplysninger til Statens lånekasse for utdanning.


2. Mediene og allmennhetens rett til innsyn

Utdanningsetatens saksdokumenter skal ifølge offentlighetsloven være tilgjengelige for offentligheten. Alle som ber om innsyn vil kunne få tilgang til innholdet i dokumenter. Du kan dermed be om innsyn i dokumenter, og din henvendelse vil være offentlig. Dette gjelder uavhengig om du henvender deg til Utdanningsetaten via brev, e-post eller telefon.

En journal er et register over saksdokumenter som behandles i et organ. Utdanningsetatens postjournaler ligger tilgjengelige på Oslo kommunes nettside for postjournaler. Saksbehandler er ansvarlig for at dokumentasjonen er korrekt og tilstrekkelig. Arkivtjenesten gjennomfører en kvalitetssikring av offentlig journal før publisering.

Forespørsler om innsyn håndteres etter reglene i offentlighetsloven.

3. Sentrale lover for Utdanningsetatens behandling av personopplysninger

Personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven styrer hvordan dine personopplysninger vil bli behandlet. Grunnlaget for behandlingen av personopplysninger om elever er opplæringsloven og introduksjonsloven.

I tillegg til personvernforordningen og personopplysningsloven har følgende lover betydning for Utdanningsetatens behandling av personopplysninger:

  • For elever inneholder forvaltningsloven interne forskrifter og saksbehandlingsregler for hvordan sakene blir behandlet i Utdanningsetaten.
  • Offentlighetsloven inneholder regler for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. Utdanningsetaten praktiserer meroffentlighet, det vil si at Utdanningsetaten så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.
  • Arkivloven inneholder regler om hvordan sakens dokumenter skal oppbevares, herunder om lagring i arkivinstitusjon.


4. Dine rettigheter

Rett til informasjon og innsyn

Du har krav på å få vite hvordan Utdanningsetaten behandler dine personopplysninger. Du har også rett til å få innsyn i alle personopplysninger som Utdanningsetaten har registrert om deg. I tillegg har du rett til å få utlevert en kopi av personopplysningene dine.

Rett til korrigering

Hvis noen av personopplysningene som er registrert om deg er feil, har du krav på å få dem rettet. Ta kontakt med postmottak@ude.oslo.kommune.no hvis du mener vi har registrert personopplysninger om deg som bør korrigeres.

Rett til å begrense behandlingen

Du kan, i noen tilfeller, kreve at behandlingen av personopplysningene dine begrenses. Det betyr fortsatt at personopplysningene blir lagret, men at mulighetene for å bruke dem i andre systemer blir begrenset.
Hvis du benytter deg av retten til å begrense behandlingen, vil begrensningen gjelde inntil vi eventuelt har rettet personopplysningene dine, eller vi har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

Du kan også kreve at begrensningen av personopplysningene skal gjelde permanent. Da må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylt.

Rett til sletting

Du har, i noen tilfeller, rett til at vi sletter personopplysninger om deg.

Hvis du ønsker at vi skal slette enkelte av personopplysningene dine, ta kontakt med postmottak@ude.oslo.kommune.no. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker sletting, og eventuelt hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om din begrunnelse er i tråd med loven.

Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel gjelder det når vi er nødt til å lagre personopplysninger for å oppfylle en oppgave vi er pålagt av opplæringsloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse

Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen – altså protestere – hvis du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen av personopplysningene dine. Beskyttelsesbehov og fortrolig adresse er eksempler der du kan benytte innsigelsesretten. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21.

Hvis vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt og vår vurdering er at du har rett til å protestere mot behandlingen, vil behandlingen av personopplysningene dine stanse. Du vil da også kunne kreve sletting av opplysningene.

Dersom vi lagrer personopplysningene dine for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter opplæringsloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser, kan vi likevel gjøre unntak fra sletting.

Rett til å klage på behandlingen

Hvis du mener at vi ikke har behandlet dine personopplysningene korrekt og lovlig, eller hvis du mener at vi ikke har oppfylt dine rettigheter, kan du klage.

Du kan også klage til Datatilsynet hvis vi ikke tar klagen din til følge. Datatilsynet kontrollerer at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR.

5. Kontakt oss

Utdanningsetaten i Oslo er ansvarlig for personopplysninger som samles inn og behandles av Utdanningsetaten, jf. GDPR-artikkel 4 nr. 7.

Hvis du ønsker å benytte deg av de rettighetene som er omtalt i punkt 4 ovenfor, ta kontakt med våre personvernrådgivere. De skal ivareta personverninteressene til både elever og ansatte i Osloskolen. Send en e-post til personvern@ude.oslo.kommune.no hvis du lurer på noe.