Beskrivelse av tjenesten

Det skoleadministrative systemet Visma InSchool er en webapplikasjon for administrasjon av videregående skole, Fagskolen, voksenopplæring og Privatistkontoret i Oslo kommune. Systemet gir støtte for arbeidsoppgaver i Osloskolen, herunder administrasjon av elever, studenter, privatister, lærere og foresatte.

Utdanningsetaten behandler personopplysninger om elever, studenter, privatister, lærere og foresatte for å tilby elever skoletjenester, administrere skoler og oppfylle Osloskolens oppgaver og plikter etter opplæringslova.

Er tjenesten godkjent?

Tjenesten er godkjent for bruk i Osloskolen.

Hvem kan bruke tjenesten?

• Elever
• Ansatte
• Foresatte

Er det noen retningslinjer for å bruke tjenesten?

Omfattende retningslinjer for å bruke tjenesten er publisert på Tavla: https://ude.intranett.oslo.kommune.no/ikt/fagsystemer/visma-inschool/

Det er skolen som er ansvarlig for å sikre at retningslinjene blir ivaretatt.

Hvilke personopplysninger bruker tjenesten, og hva brukes opplysningene til?

Vi behandler opplysninger om navn, fødselsnummer, kjønn, nasjonalitet, morsmål, bilde, kontaktinformasjon, foresatte/pårørende/kontaktpersoner, utdanningshistorikk, klasse, utdanningsprogram og fag, eksamensoppmeldinger, søknader, oppgavebesvarelser og vurderinger, test- og prøveresultater, karakterer, fravær og anmerkninger og annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen.

Vi behandler også særlige kategorier av personopplysninger i tilfeller hvor dette er nødvendig. Det kan for eksempel være opplysninger i legeerklæringer, utredninger og vurderinger gjort av pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT), opplysninger fra barnevernet, spesialisthelsetjenesten eller oppfølgingstjenesten (OT).

For foresatte/pårørende/kontaktpersoner behandles følgende opplysninger: Navn, kontaktopplysninger, fødselsnummer, relasjon til eleven og behov for tolk.

For ansatte behandles følgende opplysninger: Navn, fødselsnummer, adresse, telefonnummer og e-postadresse, stillingsinnhold, timeplan, fraværsinformasjon, formell kompetanse, årslønn, undervisning- og sensorkompetanse.

Opplysninger hentes fra grunn- og videregående skole, folkeregisteret, den registrerte selv, søkere og de som er under opplæring, ansatte ved skolene, sensorer og andre som er involvert i gjennomføring og vurdering av opplæringen din.

Utdanningsetaten vil også hente opplysninger fra kontakt- og reservasjonsregisteret, Vigo og Oslo kommunes system for HR-administrasjon.

Utdanningsetaten deler ikke dine personopplysninger med andre for kommersiell bruk. Klasselister er offentlig informasjon og vil kunne bli utlevert på forespørsel. Forutsetningen er at taushetsbelagt informasjon ikke utleveres. Klasselister publiseres ikke på Internett.

Personopplysninger utleveres til andre offentlige myndigheter som har en lovlig grunn for innhenting. Dette er bl.a. Lånekassen, Utdanningsdirektoratet, Nasjonal vitnemålsdatabase og Statistisk sentralbyrå.

Skolen er i visse tilfeller pliktig å utlevere personopplysninger til barnevernstjenesten. Det kan også være aktuelt for skolen å dele personopplysninger med sosialtjenesten (NAV).

Betalingsmodell for tjenesten

Tjenesten er frikjøpt til bruk for alle videregående, Fagskolen, voksenopplæringssentre og privatistkontoret i Oslo kommune

Lenke til personvernerklæring

https://www.visma.no/skoleadministrasjon/videregaende-skole/datasikkerhet/

Hvor lagres informasjon?

EU/EØS, USA

Leverandør

Visma AS

Leverandørens supporttjeneste

https://inschool.zendesk.com/hc/no/requests/new 

Underleverandører

• Amazon Web Services (Irland, Sverige)
• Zendesk (USA)
• Visma IT & Communications (Irland, Sverige, Romania)
• Visma Labs (Irland, Slovaika, Litauen)
• LinkMobility AS (Norge)
• Kindly (Irland)
• Walkme (EU/EØS)

Er det etablert databehandleravtale eller standard personvernbestemmelser (SCC)?

Osloskolen har inngått databehandleravtale med leverandøren.

Spørsmål rundt bruken av tjenesten og brukernes rettigheter?

Hvis du har spørsmål rundt bruken av tjenesten, ta kontakt med skolen. Alternative kontaktpunkter kan du finne i den overordnede  personvernerklæringen for Osloskolen