Beskrivelse av tjenesten
IST Everyday er en webapplikasjon som administrerer grunnskolene og aktivitetsskolene i Oslo kommune. Systemet gir prosesstøtte for både sentrale og lokale arbeidsoppgaver i skolehverdagen og skoleledelse, samt for administrasjon av lærere, elever og foresatte.
Utdanningsetaten behandler personopplysninger om elever, lærere og foresatte for å tilby elever skoletjenester, administrere skoler og oppfylle Osloskolens oppgaver og plikter etter opplæringslova. Som en del av denne prosessen, vil elevers personopplysninger overføres til flere fagsystemer i Utdanningsetaten for å følge opp elevenes rett til skole/opplæring.
Er tjenesten godkjent?
Tjenesten er godkjent for bruk i Osloskolen.
Hvem kan bruke tjenesten?
- Elever
- Ansatte
- Foresatte
Er det noen retningslinjer for å bruke tjenesten?
Det er skolen som er ansvarlig for å sikre at retningslinjene blir ivaretatt:
- Ingen sensitive personopplysninger skal registreres i systemet (særlig kategori av personopplysninger).
Hvilke personopplysninger bruker tjenesten, og hva brukes opplysningene til?
Om deg som elev (aktive og inaktive elever):
- Navn, alder og fødselsnummer
- Nasjonalitet, morsmål, målform
- Adresse, telefonnummer og e-postadresse
- Skole- og klasse- og gruppemedlemskap, fag- og timefordeling
- Opplysninger om elevenes underveis- og sluttevalueringer
- Fraværsinformasjon
- Faglig progresjon
- Informasjon om særskilt norskopplæring
- IOP- individuell opplæringsplan
- Orden og atferd
- Kontaktopplysninger om familie
- Skolerelaterte behov og ferdigheter (eks. svømmeferdighet og leksehjelp)
- Karakterer
Om deg som foresatt:
- Navn, fødselsnummer
- Adresse, telefonnummer og e-postadresse
- Hvis du søker om redusert betaling til AKS vil det også innhentes og lagres opplysninger om din inntekt
Om deg som ansatt:
- Navn, fødselsnummer
- Adresse, telefonnummer og e-postadresse
- Stillingsinnhold
- Timeplan
- Fraværsinformasjon
- Formell kompetanse
Noen av disse opplysningene vil i seg selv ikke kategoriseres som personopplysninger, men de vil alltid behandles i kombinasjon av ditt navn eller ditt fødselsnummer. Det er derfor alle opplysningene kategoriseres som personopplysninger.
Første gangs innhenting av opplysninger skjer årlig og typisk året før eleven starter i første klasse. Da vil det sentrale folkeregister være kilden til dine personopplysninger.
Utdanningsetaten er lovpålagt å lagre personopplysninger som er knyttet til skole til evig tid for alle som har gått i Osloskolen.
Når formålet med å tilby elever skoletjenester er oppnådd vil enkelte personopplysninger, som er knyttet til inaktive elever og foresatte bli slettet.
For å følge opp elevenes rett til skole/opplæring, blir informasjonen nevnt over delt med følgende systemer/verktøy:
- Skoleplattform Oslo og Active Directory for Osloskolens digitale tjenester, inkludert Feide-tjenester.
- itslearning
- Websak arkivsystem
- Skole-SMS
- PAS (Webportal)
- GSI UDIR
- EFT Kurssenter
- Den Kulturelle Skolesekken
- Sommerskolen
- Lærers læring
- Conexus Engage
- Inspera Assessment
Disse systemene er forvaltet av enten Osloskolen eller Utdanningsdirektoratet (Udir). I tilfeller hvor Osloskolen mottar begjæringer om innsyn i henhold til bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Osloskolen sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.
Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.
Betalingsmodell for tjenesten
Tjenesten er frikjøpt til bruk for alle Osloskoler som har elever på grunnskolenivå.
Lenke til personvernerklæring
https://www.ist.com/no/personvernerkl%C3%A6ring
Hvor lagres informasjon?
Norge, Danmark, Sverige og USA (mailutsending)
Lenke til appstore
https://apps.apple.com/se/app/ist-home-skola/id1353786829
Leverandør
IST International Software Technology AS
Leverandørens supporttjeneste
https://www.ist.com/no/kundesenter
Underleverandører
- Onlinecity.io
- Cellip
- SuperOffice
Er det etablert databehandleravtale eller standard personvernbestemmelser (SCC)?
Osloskolen har inngått databehandleravtale med leverandøren.
Spørsmål rundt bruken av tjenesten og brukernes rettigheter?
Hvis du har spørsmål rundt bruken av tjenesten, ta kontakt med skolen. Alternative kontaktpunkter kan du finne i den overordnede personvernerklæringen for Osloskolen