Beskrivelse av tjenesten
Vigo Opplæring brukes til å innhente og administrere elev- og lærlingeopplysninger. Opplysningene brukes primært til å:
- avklare en persons rett til opplæring
- inntak til videregående opplæring
- løpende administrasjon av elev- og lærlingeopplysninger
Systemet brukes videre til rapportering. Webmodulene brukes i kommunikasjon med eksterne grupper, foe eksempel søkere til videregående opplæring, skoler som skal avgi/motta søkere, bedrifter som ønsker å ansette lærlinger, skolenes oppfølgingstjeneste (OT).
Formålet med VIGO er å ivareta dine rettigheter som søker, elev, lærling og å utføre Osloskolens oppgaver og oppfylle plikter etter opplæringsloven.
Det er nødvendig for Osloskolen å behandle personopplysningene dine slik at Osloskolen eksempelvis kan:
- behandle din søknad om inntak til skole/ opplæring i bedrift
- utføre nødvendig administrasjon rundt deg som elev
- dokumentere dine utdanninghistorikk
Er tjenesten godkjent?
Tjenesten er godkjent til bruk i Osloskolen.
Hvem kan bruke tjenesten?
- Inntakskontoret (primært med alle rettigheter i systemet)
- Fagopplæring (primært med alle rettigheter i systemet)
- Voksenopplæringen (kun for oppslag)
- Skolene, direkte i VIGO opplæring (kun lesetilgang til elevdata) og i VIGO skole
- Elever benytter VIGO web for søking til viderergående skoler
- Bedriftene benytter VIGO bedrift
Er det noen retningslinjer for å bruke tjenesten?
Inntakskontoret/Fagopplæringen har ansvaret for bruken av VIGO og gir brukerne tilgang.
Hvilke personopplysninger bruker tjenesten, og hva brukes opplysningene til?
Personinformasjon som navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon og statsborgerskap blir behandlet i Vigo Opplæring og Vigo webmoduler. Videre blir også informasjon om skole/lærlingeløpet ditt, resultater på fag og fag/svenneprøver behandlet.
Personopplysningene hentes fra:
- Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
- Skoler – Offentlige og private, både i Oslo og andre fylker
- Fagopplæring i andre fylker
- Søker via VIGOweb
- Saksbehandlere i Utdanningsetaten
Dine resultater fra alle skoler i Norge som bruker Vigo Opplæring vil være tilgjengelig for saksbehandlere i Utdanningsetaten.
I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere i Osloskolen registrerer opplysninger om deg tilknyttet deg som elev i Osloskolen. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om inntak/formidling til læreplass. Alle endringer som påvirker søknadsbehandlingen, for eksempel endring av ønsker, manuell registrering av ønske etc, samt alle henvendelser vedrørende søknadsbehandling som loggføres.
For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i Vigo Opplæring henter vi inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret.
Lånekassen henter personopplysninger om deg fra Vigo Opplæring dersom du har et kundeforhold i Lånekassen. Opplysningene Lånekassen får, er om du er elev i aktuelt semester. Lånekassen får også opplysninger om eksamen/ fag/svenneprøve er avlagt og antall studiepoeng, og godkjenningssaker.
Lenke til personvernerklæring
Personvernerklæringen er tilgjengelig innenfor VIGO web (søknadsmodulen)
Hvor lagres informasjon?
Innenfor EU/EØS
Leverandør
IST er leverandør av systemet, men overordnet ansvar er Novari IKS
Leverandørens supporttjeneste
VIGO@IST.com 21525000 innvalg 1 og deretter 2
Underleverandører
- Qlik Sense
Er det etablert databehandleravtale eller standard personvernbestemmelser (SCC)?
Det er inngått databehandleravtale med leverandør.
Spørsmål rundt bruken av tjenesten og brukernes rettigheter?
Hvis du har spørsmål rundt bruken av tjenesten, ta kontakt med skolen. Alternative kontaktpunkter kan du finne i den overordnede personvernerklæringen for Osloskolen