Osloskolen
Gå til innhold
Osloskolen

Hovedseksjon

Personvernerklæring for skoleadministrativt system Visma InSchool

Publisert:

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Utdanningsetaten i Oslo behandler personopplysninger i det skoleadministrative systemet Visma InSchool.

Når vi behandler personopplysninger, betyr det at vi samler inn, registrerer, setter sammen, lagrer eller utlever personopplysninger.

Innhold

Om Visma InSchool

Det skoleadministrative systemet Visma InSchool er en webapplikasjon for administrasjon av videregående skole, Fagskolen, voksenopplæring og Privatistkontoret i Oslo kommune. Systemet gir støtte for arbeidsoppgaver i Osloskolen, herunder administrasjon av elever, studenter, privatister, lærere og foresatte.

Ansvar for personopplysninger

Direktøren i Utdanningsetaten har ansvar for at personopplysninger behandles etter kravene i personopplysningsloven. Utdanningsetaten har blant annet inngått databehandleravtale med sine databehandlere.

Behandling av personopplysninger i Visma InSchool

Hvorfor behandler vi personopplysninger?

Utdanningsetaten behandler personopplysninger om elever, studenter, privatister, lærere og foresatte for å tilby elever skoletjenester, administrere skoler og oppfylle Osloskolens oppgaver og plikter etter opplæringslova.

Hva er det rettslige grunnlaget for behandlingen?

Personvernforordningen (GDPR) og personopplysningsloven styrer behandlingen av dine personopplysninger. Når vi behandler personopplysninger i Visma InSchool, skjer det innenfor rammene av opplæringslova med tilhørende forskrift. Utdanningsetaten har egne hjemler for å behandle personopplysninger i blant annet opplæringslovens § 15–10. 

Hvilke personopplysninger blir behandlet i Visma InSchool?

Vi behandler opplysninger om navn, fødselsnummer, kjønn, nasjonalitet, morsmål, bilde, kontaktinformasjon, foresatte/pårørende/kontaktpersoner, utdanningshistorikk, klasse, utdanningsprogram og fag, eksamensoppmeldinger, søknader, oppgavebesvarelser og vurderinger, test- og prøveresultater, karakterer, fravær og anmerkninger og annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen.

Vi behandler også særlige kategorier av personopplysninger i tilfeller hvor dette er nødvendig. Det kan for eksempel være opplysninger i legeerklæringer, utredninger og vurderinger gjort av pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT), opplysninger fra barnevernet, spesialisthelsetjenesten eller oppfølgingstjenesten (OT).

For foresatte/pårørende/kontaktpersoner behandles følgende opplysninger: Navn, kontaktopplysninger, fødselsnummer, relasjon til eleven og behov for tolk.

For ansatte behandles følgende opplysninger: Navn, fødselsnummer, adresse, telefonnummer og e-postadresse, stillingsinnhold, timeplan, fraværsinformasjon, formell kompetanse, årslønn, undervisning- og sensorkompetanse.

Hvor henter vi opplysningene fra?

Opplysninger hentes fra grunn- og videregående skole, folkeregisteret, den registrerte selv, søkere og de som er under opplæring, ansatte ved skolene, sensorer og andre som er involvert i gjennomføring og vurdering av opplæringen din.

Utdanningsetaten vil også hente opplysninger fra kontakt- og reservasjonsregisteret, Vigo og Oslo kommunes system for HR-administrasjon.

Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?

Utdanningsetaten er lovpålagt å lagre personopplysninger som er knyttet til skole innenfor rammene av relevant lovgivning, blant annet arkivlova.

Når formålet er oppnådd (tilbud om skoletjenester) vil vi slette enkelte personopplysninger (for eksempel kontaktinformasjon knyttet til inaktive elever og foresatte).

Hvem utlever vi personopplysninger til?

Utdanningsetaten deler ikke dine personopplysninger med andre for kommersiell bruk. Klasselister er offentlig informasjon og vil kunne bli utlevert på forespørsel. Forutsetningen er at taushetsbelagt informasjon ikke utleveres. Klasselister publiseres ikke på Internett.

Personopplysninger utleveres til andre offentlige myndigheter som har en lovlig grunn for innhenting. Dette er bl.a. Lånekassen, Utdanningsdirektoratet, Nasjonal vitnemålsdatabase og Statistisk sentralbyrå.

Skolen er i visse tilfeller pliktig å utlevere personopplysninger til barnevernstjenesten. Det kan også være aktuelt for skolen å dele personopplysninger med sosialtjenesten (NAV).

Hva er dine rettigheter?

Se informasjon om dine rettigheter. 

Hvordan tar vi vare på personopplysninger?

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom brannmurer, og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Det er bare godkjente personer som kan få tilgang til personopplysningene dine, og vi kontrollerer deres behandling av personopplysninger i datasystemene.

Kontakt oss

Send en e-post til personvern@osloskolen.no hvis du lurer på noe.

Du kan også kontakte personvernombudet i Oslo kommune på personvernombud@oslo.kommune.no.