Beskrivelse av tjenesten

Vigilo er en webapplikasjon med en tilhørende app for foresatte som administrerer grunnskolene og aktivitetsskolene i Oslo kommune. Systemet gir prosesstøtte for både sentrale og lokale arbeidsoppgaver i skolehverdagen og skoleledelse, samt for administrasjon av lærere, elever og foresatte.

Utdanningsetaten behandler personopplysninger om elever, lærere og foresatte for å tilby elever skoletjenester, administrere skoler og oppfylle Osloskolens oppgaver og plikter etter opplæringslova. Som en del av denne prosessen, vil elevers personopplysninger overføres til flere fagsystemer i Utdanningsetaten for å følge opp elevenes rett til skole/opplæring.

Er tjenesten godkjent?

Tjenesten er godkjent for bruk i Osloskolen.

Hvem kan bruke tjenesten?

• Elever
• Ansatte
• Foresatte

Er det noen retningslinjer for å bruke tjenesten?

Omfattende retningslinjer for å bruke tjenesten er publisert på Tavla: https://ude.intranett.oslo.kommune.no/ikt/fagsystemer/vigilo/ 

Det er skolen som er ansvarlig for å sikre at retningslinjene blir ivaretatt.

Hvilke personopplysninger bruker tjenesten, og hva brukes opplysningene til?

Vi behandler opplysninger om navn, fødselsnummer, kjønn, nasjonalitet, morsmål, bilde, kontaktinformasjon, foresatte/pårørende/kontaktpersoner, utdanningshistorikk, klasse, fag, eksamensoppmeldinger, søknader, vurderinger, test- og prøveresultater, karakterer, fravær og anmerkninger og annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen.

Vi behandler også særlige kategorier av personopplysninger i tilfeller hvor dette er nødvendig. Det kan for eksempel være opplysninger i legeerklæringer, utredninger og vurderinger gjort av pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT), opplysninger fra barnevernet, spesialisthelsetjenesten eller oppfølgingstjenesten (OT).

For foresatte/pårørende/kontaktpersoner behandles følgende opplysninger: Navn, kontaktopplysninger, fødselsnummer, relasjon til eleven og behov for tolk.

For ansatte behandles følgende opplysninger: Navn, fødselsnummer, adresse, telefonnummer og e-postadresse, stillingsinnhold, timeplan, fraværsinformasjon, variabel lønn og sensorkompetanse.

Opplysninger hentes fra grunnskole, Folkeregisteret, den registrerte selv, ansatte ved skolene, sensorer og andre som er involvert i gjennomføring og vurdering av opplæringen.

Utdanningsetaten vil også hente opplysninger fra Kontakt- og reservasjonsregisteret og Oslo kommunes system for HR-administrasjon.

Utdanningsetaten deler ikke dine personopplysninger med andre for kommersiell bruk. Klasselister er offentlig informasjon og vil kunne bli utlevert på forespørsel. Forutsetningen er at taushetsbelagt informasjon ikke utleveres. Klasselister publiseres ikke på Internett.

Personopplysninger utleveres til andre offentlige myndigheter som har en lovlig grunn for innhenting. Dette er bl.a. Utdanningsdirektoratet, Nasjonal vitnemålsdatabase og Statistisk sentralbyrå.

Skolen er i visse tilfeller pliktig å utlevere personopplysninger til barnevernstjenesten og politiet. Det kan også være aktuelt for skolen å dele personopplysninger med sosialtjenesten (NAV).

Utdanningsetaten er lovpålagt å lagre personopplysninger som er knyttet til skole til evig tid for alle som har gått i Osloskolen.

Når formålet med å tilby elever skoletjenester er oppnådd vil enkelte personopplysninger, som er knyttet til inaktive elever og foresatte bli slettet.

For å følge opp elevenes rett til skole/opplæring, blir informasjonen nevnt over delt med følgende systemer/verktøy:

• Skoleplattform Oslo og Active Directory for Osloskolens digitale tjenester, inkludert Feide-tjenester.
• itslearning
• Websak arkivsystem
• PAS (Webportal)
• GSI UDIR
• EFT Kurssenter
• Den Kulturelle Skolesekken
• Sommerskolen
• Lærers læring
• Conexus Engage
• Inspera Assessment

Disse systemene er forvaltet av enten Osloskolen eller Utdanningsdirektoratet (Udir). I tilfeller hvor Osloskolen mottar begjæringer om innsyn i henhold til bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Osloskolen sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Betalingsmodell for tjenesten

Tjenesten er frikjøpt til bruk for alle Osloskoler som har elever på grunnskolenivå.

Lenke til personvernerklæring

https://vigilo.no/personvern/#personvern

Hvor lagres informasjon?

Norge, EU/EØS

Lenker til App Store / Google Play

https://apps.apple.com/no/app/vigilo/id1377565596?l=nb

https://play.google.com/store/apps/details?id=parent.vigilo.no.parentapplication

Leverandør

EG AS

Leverandørens supporttjeneste

https://vigilo.no/hjelpesenter/

Underleverandører

• Cegal AS
• Zendesk
• Filemail AS
• Microsoft
• SMS Teknik AB
• Brevo

Er det etablert databehandleravtale eller standard personvernbestemmelser (SCC)?

Osloskolen har inngått databehandleravtale med leverandøren.

Spørsmål rundt bruken av tjenesten og brukernes rettigheter?

Hvis du har spørsmål rundt bruken av tjenesten, ta kontakt med skolen. Alternative kontaktpunkter kan du finne i den overordnede  personvernerklæringen for Osloskolen