Personvernerklæring for Vigo

Innhold


Om Vigo Opplæring (Inntak og fagopplæring) og webmoduler

Vigo Opplæring brukes til å innhente og administrere elev- og lærlingeopplysninger. Opplysningene brukes primært til å: 

  • avklare en persons rett til opplæring
  • inntak til videregående opplæring
  • løpende administrasjon av elev- og lærlingeopplysninger

Systemet brukes videre til rapportering. Webmodulene brukes i kommunikasjon med eksterne grupper, foe eksempel søkere til videregående opplæring, skoler som skal avgi/motta søkere, bedrifter som ønsker å ansette lærlinger, skolenes oppfølgingstjeneste (OT). 

Personopplysningene i VIGO er kontaktopplysninger og elev/lærlingeopplysninger, dette inkluderer skole- og lærlingehistorikk. For personer med tilknytning til Oslo (bosted og/eller opplæringshistorikk som knytter personen til Oslo) vil vi se privatskoledata fra friskoler med statsstøtte, Oslos base inneholder alle som har utdanningshistorikk i Oslo (vært elev/lærling eller har søkt opplæring i Oslo siden ca 2000), eller flyttet til Oslo i løpet av perioden med Ungdomsrett. 

  • Data fra offentlige skoler i Oslo hentes fra det skoleadministrative systemet, SATS. 
  • Data fra skoler i andre fylker: Hentes av skolefylket og blir tilgjengelig for oss hvis personen har eller har hatt tilknytning til Oslo.
  • Data fra private videregående skoler: Friskoler med statsstøtte rapporterer via Udir/WIS, og kommer til Oslo hvis personen har eller har hatt tilknytning til Oslo.
  • Data fra private grunnskoler: Oslo kommune mottar enten fil fra skolen for import i system, eller vi mottar papirdokumentasjon som registreres manuelt. For private grunnskoler i andre fylker må hjemfylket registrere skoledata, og vi vil motta dataene hvis personen har tilknytning til Oslo
  • Opplæringsønsker, kommer fra søker via Vigo Søknad, evt manuelt registrert hvis mottatt på papir
  • Inngåelse av lærekontrakt kommer fra Vigo Bedrift, evt manuelt registrert fra papir
  • OT-status vil komme fra rådgivere som bruker Vigo OT
  • Godkjente lærebedrifter, opplæringskontorer og medlemsbedrifter vil motta søkeropplysninger i Vigo Bedrift for søkere som ønsker læreplass. 
  • Lånekassen mottar fil med elev- og lærlingeresultater
  • Videregående skoler i Oslo mottar elevinformasjon og inntaksresultat for søkere som er tatt inn til deres skole. Fil eksporteres til skolesystem.
  • Oppfølgingstjenesten mottar kontaktinformasjon og begrensede elevopplysninger for Oppfølgingstjenestens målgruppe
  • Fil til bank med opplysninger om utbetalinger i form av tilskudd.
  • Prøvenemder for fagopplæring mottar oppmeldinger til fag-/svenn-/kompetanseprøver (lærlinger, lærekandidater, praksiskanidater, praksisbrevkandidater og elever).
  • Nasjonal Vitnemålsdatabase- filoverføring av vitnemål etter bestått fag/svennebrev
  • UDIR/SSB Henter data fra sentralbasen for statistikk/forskning etc
  • Difi- fil med avgangselever fra grunnskolene mtp MinID 2-faktor pålogging for Vigo Søknad.
  • Evry /DSF- Fil med fnr for vask av bostedsadresse
  • Registrering av ansatt (faglig leder, prøvenemnd, andre roller iht. bedriftsgodkjenning og tilgang til VIGObedrift)

 

Behandling av personopplysninger i Vigo Opplæring og Vigos webmoduler

Formål

Formålet med VIGO er å ivareta dine rettigheter som søker, elev, lærling og å utføre Osloskolens oppgaver og oppfylle plikter etter opplæringsloven. 

Det er nødvendig for Osloskolen å behandle personopplysningene dine slik at Osloskolen eksempelvis kan:

  • behandle din søknad om inntak til skole/ opplæring i bedrift
  • utføre nødvendig administrasjon rundt deg som elev
  • dokumentere dine utdanninghistorikk


Rettslig grunnlag

Behandlingen i Vigo Opplæring og Vigo webmoduler er nødvendig for å utøve offentlig myndighet. Behandlingen hjemles i opplæringsloven, statlig forskrift til opplæringslova og personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Personvernforordningen er EUs lovgivning på personvernområdet. Forordningen gjelder for hele EU/EØS fra sommeren 2018.

I enkelte tilfeller har Osloskolen også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykkeerklæringer for behandlingen av enkelte opplysningstyper.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i Vigo Opplæring og Vigo webmoduler?

Personinformasjon som navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon og statsborgerskap blir behandlet i Vigo Opplæring og Vigo webmoduler. Videre blir også informasjon om skole/lærlingeløpet ditt, resultater på fag og fag/svenneprøver behandlet. 

Personopplysningene hentes fra: 

  1. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
  2. Skoler – Offentlige og private, både i Oslo og andre fylker
  3. Fagopplæring i andre fylker
  4. Søker via VIGOweb
  5. Saksbehandlere i Utdanningsetaten

Dine resultater fra alle skoler i Norge som bruker Vigo Opplæring vil være tilgjengelig for saksbehandlere i Utdanningsetaten.

Registreringer som gjøres uten ditt samtykke:

I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere i Osloskolen registrerer opplysninger om deg tilknyttet deg som elev i Osloskolen. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om inntak/formidling til læreplass. Alle endringer som påvirker søknadsbehandlingen, for eksempel endring av ønsker, manuell registrering av ønske etc, samt alle henvendelser vedrørende søknadsbehandling som loggføres.

For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i Vigo Opplæring henter vi inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret.

Lånekassen henter personopplysninger om deg fra Vigo Opplæring dersom du har et kundeforhold i Lånekassen. Opplysningene Lånekassen får, er om du er elev i aktuelt semester. Lånekassen får også opplysninger om eksamen/ fag/svenneprøve er avlagt og antall studiepoeng, og godkjenningssaker.

Automatisk saksbehandling

Når du søker om inntak til videregående skole / formidling til læreplass vil en rekke prosesser i behandlingen av din søknad utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

  • poengberegning ved inntak på grunnlag av oppnådde karakterer
  • tildeling av skoleplass
  • vurdering av opplæringsrett, inkludert utvidelse av rett på grunn av omvalg
  • sjekk av adresse mot DSF med tanke på opplæringsrett i Oslo
  • formidling til lærebedrifter/opplæringskontor/medlemsbedrifter


Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Personopplysningene dine knyttet til inntak og studier blir i utgangspunktet lagret i Vigo Opplæring til evig tid. Det finnes noen unntak:

  • Hvis Osloskolen mottar informasjon om at en person er død, vil vi slette dennes kontaktinformasjon. Eventuelle søknader om inntak vil bli trukket.


Vi utleverer dine personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.
Osloskolen kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)/Evry: 

Osloskolen sender følgende personopplysninger om deg til Folkeregisteret: fødselsnummer (11 siffer). Dette gjør vi to ganger i året for å sikre at personopplysningene dine er oppdaterte.

Lånekassen

For at du skal slippe å dokumentere at du er elev/lærling, eller hvilke resultater du har oppnådd, får Lånekassen disse personopplysningene om deg direkte fra Vigo Opplæring. De får også opplysninger om fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilken skole du er tatt inn som elev til, samt hvorvidt du har opplæringsrett eller ikke, og hvilken opplæringsrett i så fall.

Websak (saksbehandlings- og arkivsystem)

Dine kontaktopplysninger overføres fra Vigo Opplæring til Osloskolens saksbehandlings- og arkivsystem Websak og elevmappe der.

Statistisk sentralbyrå/Utdanningsdirektoratet

Osloskolen sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til:

  • Søknad til videregående opplæring
  • Elev/lærlingeantall og fordeling
  • Resultat, Fullført/bestått, frafall, fravær
  • Oppfølgingstjeneste
  • Kursprosent på opplæring


Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

Fødselsnummer for avgangselever fra grunnskolen for å sende ut informasjon om MinID 2-faktor pålogging

Nasjonalt vitnemålsregister

Osloskolen sender over fil med kandidater som har bestått fagopplæring og fått utstedt vitnemål

Oppfølgingstjenesten

Mottar personinformasjon (navn, fnr, adresse, telnr) og begrenset informasjon om elev- lærlingehistorikk for ungdommer utenfor opplæring med oppfølgingsrett

Bank

Fil til bank med opplysninger om utbetalinger i form av tilskudd. Banken mottar en fil med bedriftsinformasjon (kontonr og andre informasjon som er knyttet til bedriften).

Nemder

Prøvenemder for fagopplæring mottar oppmeldinger til fag-/svenn-/kompetanseprøver (lærlinger, lærekandidater, praksiskanidater, praksisbrevkandidater og elever)

Lærebedrifter/opplæringskontor/medlemsbedrifter

Mottar lister med søkere til læreplass. Personinformasjon er navn, fnr, adresse, telnr, e-postadresse og utdanningshistorikk. Mottar lister med lærlinger som får utbetalt lærlingtilskudd via VIGObedrift

Utlevering av personopplysninger etter offentlegloven

I tilfeller hvor Osloskolen mottar begjæringer om innsyn i henhold til bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Osloskolen sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.

Godkjente kontrakter

Bedrift/ Opplæringskontor /lærlingfår tilsendt godkjente lærekontrakter via Altinn/Digipost

Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Osloskolen gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Vigo Opplæring og Vigo Webmoduler. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang yil dine personopplysninger. Alle registreringer logges. Ansatte har taushetsplikt om personopplysninger de får i arbeidet.

Kontakt

Send en e-post til personvern@ude.oslo.kommune.no hvis du lurer på noe.