Personvernerklæring for SkoleArena

Innhold


Om SkoleArena

SkoleArena brukes til fraværsregistrering for elever i videregående skole. I SkoleArena lagres derfor informasjon om alt registrert fravær for elever i videregående skole. Fraværet kodes med en fraværsårsak og tidpunkt for fravær. Registreringene er synlig for deg som er elev, i tillegg til faglærer, kontaktlærer og elevens foresatte (gjelder elever under 18 år).

Grunnlagsdata (elev, fag, klasse, lærer) overføres til SkoleArena fra det skoleadministrative systemet SATS.

Fraværregistreringer gjøres av faglærer og kontaktlærer. Du som elev kan selv melde fravær i forkant.
Faværsregistreringene overføres til SATS, og brukes i forbindelse med føring av vitnemål.

Behandling av personopplysninger i SkoleArena

Formål

Formålet med SkoleArena er å ivareta dine rettigheter som elev, og å oppfylle Osloskolens oppgaver og plikter etter opplæringsloven knyttet til fraværsføring. Det er nødvendig for Osloskolen å behandle personopplysningene dine slik at vi kan dokumentere at du har vært tilstede og når du har vært fraværende fra opplæringen. 

Rettslig grunnlag

Behandlingen i SkoleArena er nødvendig for å utøve offentlig myndighet. Behandlingen hjemles i opplæringsloven § 3-1 og , forskrift til opplæringsloven §3-3 og §3-39, og personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Personvernforordningen er EUs lovgivning på personvernområdet. Forordningen gjelder for hele EU/EØS fra sommeren 2018.

I enkelte tilfeller har Osloskolen også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykkeerklæringer for behandlingen av enkelte opplysningstyper.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i SkoleArena?

Det lagres ikke personsensitive opplysninger i SkoleArena.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i SkoleArena:

  • Navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer)
  • Informasjon om skoletilhørighet, klassetilhørighet og faggruppetilhørighet
  • Tidspunkt og varighet av fravær, samt fraværsårsak i form av forhåndsdefinerte koder
  • Infomasjon om eventuelle varseler som er sendt i forbindelse med fravær


Personopplysningene dine i SkoleArena kan hentes fra:

  • Osloskolens skoleadministrative system SATS.
  • Registreringene i SkoleArena vil være tilgjengelig for saksbehandlere med tjenestlig behov ved din skole og sentralt i Utdanningsetaten.


Registreringer som gjøres uten ditt samtykke: 

  • For å dokumentere din tilstedeværelse og ditt fravær fra opplæringen registreres fravær med tilhørende årsakskode.
  • For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i SkoleArena henter vi inn ditt navn og personalia fra Osloskolens skoleadministrative system SATS.
  • Informasjon om ditt fravær blir summert opp og oversendt Osloskolens skoleadministrative system SATS.


Ingen automatisk saksbehandling

Det er ingen automatisk saksbehandling i løsningen.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Personopplysningene dine knyttet fravær blir i utgangspunktet lagret i SkoleArena til evig tid.

Utlevering av personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Osloskolen kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til  Statistisk sentralbyrå (SSB). Osloskolen sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Forsendelsen går via DBH. Dette er personopplysninger som er relatert til fravær. 

Utlevering av personopplysninger etter offentlighetsloven

I tilfeller hvor Osloskolen mottar begjæringer om innsyn i henhold til bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Osloskolen sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.

Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Osloskolen gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i SkoleArena. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Ansatte har taushetsplikt rundt personopplysninger de får i arbeidet.

Tjenesteleverandør av SkoleArena

International Software Trading (IST) er tjeneleverandør av SkoleArena. IST har det daglige ansvaret for driften av SkoleArena. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved IST tilgang til alle personopplysninger som er registrert i systemet, og med det også personopplysninger som sendes til og fra SkoleArena. 

Kontakt oss

Send en e-post til personvern@ude.oslo.kommune.no hvis du lurer på noe.