Personvernerklæring for SITS

Innhold


Om systemet SITS

SITS er Oslo Voksenopplærings fagsystem. SITS behandler søknader til all Voksenopplæring. Etter innsøking behandles voksne videregående søkere videre i SATS, mens spesialundervisning og grunnskole for voksne (grunnskole etter opplæringsloven samt opplæring i norsk og samfunnskunnskap etter introduksjonsloven),  behandles i SITS.

I SITS lagres personopplysninger som er nødvendige for å oppfylle voksenopplæringens forpliktelser i opplæringsloven og introduksjonsloven. Kun ansatte i Oslo voksenopplæring har tilgang til opplysningene i SITS med unntak for deltakere i introduksjonsprogram som også følges opp av programrådgivere i bydelene.
SITS har to grensesnitt.

Administrativt ansatte i Oslo voksenopplæring benytter applikasjonen SITS Vision som kjører på etatens administrasjonsnett. Lærere og programrådgivere har tilgang til SITS via et webgrensesnitt, e:Vision. Deltakere i voksenopplæringen har ikke tilgang til SITS.

Behandling av personopplysninger i SITS

Formål

SITS behandler personopplysninger for å ivareta dine rettigheter som søker, elev eller kursdeltaker og å oppfylle Osloskolens oppgaver og plikter etter opplæringsloven og introduksjonsloven
Det er nødvendig for Osloskolen å behandle personopplysningene dine slik at Osloskolen eksempelvis kan:

  • behandle din søknad om opptak til voksenopplæringens tilbud
  • utføre nødvendig administrasjon rundt deg som deltaker
  • dokumentere dine utdanningsresultater


Rettslig grunnlag

Behandlingen i SITS er nødvendig for å utøve offentlig myndighet. Behandlingen hjemles i opplæringsloven §4, i introduksjonloven og personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Personvernforordningen er EUs lovgivning på personvernområdet. Forordningen gjelder for hele EU/EØS fra sommeren 2018.
I enkelte tilfeller har Osloskolen også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykkeerklæringer for behandlingen av enkelte opplysningstyper.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i SITS?

Personopplysninger som kan bli behandlet i SITS er blant annet profilinformasjon slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, og statsborgerskap. Videre informasjon om skoleløpet ditt, resultater på emner, registreringsopplysninger for hvert semester, vedtak og fakturainformasjon,. Dessuten ulike former for sanksjoner i forbindelse med eventuell karantene og utestenging.

I noen tilfeller lagres også sensitive personopplysninger om brukeren i SITS. Dette gjelder spesialundervisningen der opplæringstilbudet i seg selv kan gjenspeile diagnoser som f.eks tilbud innen dysleksi, hørsels- eller synshemming.

Personopplysningene dine i SITS kan hentes fra:

  1. Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
  2. Saksbehandlere i Osloskolen
  3. NIR – nasjonalt introduksjonregister


Registreringer som gjøres uten ditt samtykke: 

I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere i Osloskolen registrerer opplysninger på deg tilknyttet deg som elev i Osloskolen. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak eller registreringer knyttet til fullføring av opplæringen.

For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i SITS kan vi hente vi inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret.

For at du skal få en IKT-konto i Osloskolen og tilgang til våre IKT-tjenester, registreres dine personopplysninger i et brukeradministrativt system som heter BAS. Vi registrerer blant annet ditt navn og fødselsnummer (11 siffer), samt skolen der du er elev.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Vi lagrer dine personopplysninger i SITS til evig tid.
Personopplysningene dine knyttet til opptak og studier blir i utgangspunktet lagret i SITS til evig tid.

Utlevering av personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. Osloskolen kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

  • NIR – nasjonalt introduksjonsregistrer: NIR mottar ukentlig timerapportering på deltatte timer og fravær samt vedtak for deltakere som faller inn under introduksjonloven
  • SATS:  Mottar personopplysninger (navn, adresse, fødselsnr), rettigheter, testresultater og søkeprogram og søkefag for voksne søkere til videregående skole
  • Websak: Dine kontaktopplysninger overføres fra SITS til saksbehandlings- og arkivsystemet Websak som et såkalt kontaktkort (eller eventuelt elevkort) når du registreres som aktiv elev i SITS. Personopplysninger som overføres er fødselsnummer, elevnummer, adresse og e-postadresse. I tillegg overføres brev som er generert til deltakere i SITS for arkiv og for utsending til SvarUT.
  • Micromark Bibibts: For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker i Osloskolen, og ta i bruk bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til MICROMARC/annet biblioteksystem.
  • Teletopia: Mottar personopplysninger nødvendige for å at voksenopplæringssentrene kan sende SMS til deltakere og ansatte
  • BAS - Brukeradminstrativt system: For at du skal få en IKT-konto i Osloskolen og tilgang til våre IKT-tjenester, må personopplysningene registreres i et brukeradministrativt system, som i Osloskolen heter BAS. I den anledning sender vi personopplysninger som adresse, gruppetilhørigheter og informasjon om meldinger til undervisning og eksamen fra SITS til BAS.
  • PAD: Norsk kompetanses administrasjon for prøveoppmeldinger til norskprøven mottar prøveoppmeldinger
  • itsLearning: Osloskolen benytter ItsLearning i undervisningssammenheng. Dette betyr at de som utvikler og drifter ItsLearning, vil ha tilgang til navnet ditt, brukernavnet ditt og Osloskolen e-postadressen din. Alle lærerne i Osloskolen har tilgang til navnet ditt, epostadressen din, elevnummer og hvem som tar et bestemt emne. Innstillingen gjør at lærere i sitt emne kan gå inn på deg som elev i dette emnet og se hvor mange sidehenvisninger du gjør og hvordan din deltagelse er i forhold til innleveringer og meldinger. Tilgangen til disse opplysningene skal gjøre det mulig for lærerne å gi deg best mulig oppfølging i ditt skoleløp.


Utlevering av personopplysninger etter offentleglova

I tilfeller hvor Osloskolen mottar begjæringer om innsyn i henhold til bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Osloskolen sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.

Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Osloskolen gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i SITS. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges. Ansatte har taushetsplikt rundt personopplysninger de får i arbeidet.

Kontakt oss

Send en e-post til personvern@ude.oslo.kommune.no hvis du lurer på noe.