Personvernerklæring for Portalen og Skolemelding-app for ansatte

Innhold


Om Portalen og Skolemeldingsappen

Som ansatt i Osloskolen får du tilgang til Skoleplattform Oslo inkludert Portalen og Skolemelding.  Når du logger på Skoleplattform Oslo, kommer du inn i Portalen. Denne løsningen inneholder infosider og et meldingssystem der du kan sende og motta meldinger.

Skolemelding er en meldings-app for Osloskolens foresatte, elever og ansatte. Appen er en utvidelse av dagens meldingsverktøy i Skoleplattform Oslo, og gjør det mulig å enkelt sende og motta meldinger fra skolens elever, foresatte og andre ansatte på skolen.

I Portalen kan du:

  • Sende meldinger og SMS til enkeltpersoner og grupper med elever, elevers foresatte og andre ansatte ved skolen
  • Svare på meldinger du har fått
  • Få en samlet oversikt over sendte og mottatte meldinger​
  • Enkelt få oversikt over dine verktøy og nettressurser som brukes på skolen
  • Se de infosidene du har tilgang til


I Skolemeldingsappen kan du:

  • Logge på med en firesifret kode​
  • Sende meldinger til dine elever, dine elevers foresatte og andre ansatte ved skolen
  • Svare på meldinger du har fått
  • Få en samlet oversikt over sendte og mottatte meldinger​


Generelt er opplysningenes tilgjengelighet i plattformen knyttet til din rolle på skolen, og hvilke elever du underviser. I Portalen kan du også se hvilke grupper med elever som du underviser. Du ser navnet, eposten til eleven, samt elevens foresattes navn og epost.

Det er 5 roller i løsningen for Osloskolen:

Dette er definerte brukere hos skoleeier og leverandør.

  • Systemadministrator: 
    • Har tilgang til å administere alle skoler, alle brukere og alt innhold i løsningen.
  • Portaladministrator: 
    • Har tilgang til å sette tilgangsrettigeter på infosider, administrere verktøy, og sende meldinger til alle brukere og grupper ved skolen.
  • Lærer/ansatt: 
    • Lærerens rettighet knyttet til elever styres av de skoleadministrative systemene ved at lærere registreres som fag- eller kontaktlærer for en gruppe elever som det er gitt lærer-tilgang til i SATS/SITS. Lærer kan lese, skrive og slette egne meldinger, samt se hvilke meldinger som tidligere er mottat og sendt. Læreren har en oversikt over fag- og trinngruppene under Mine Elever i webportalten. Læreren kan sende e-post til foresatte og elever ved å gjøre et utvalg i gruppene.
  • Elev: 
    • Elever kan lese innhold fra infosider som det er gitt tilgang til. Elever kan se meldinger som er sendt til fag- og trinngruppene som brukeren er medlem av, samt lese meldinger som er sendt direkte til brukeren. Under Min profil kan brukeren se registeringer knyttet til sin egen bruker.
  • Foresatt: 
    • Foresatt kan lese innhold fra infosider som det er gitt tilgang til. Foresatte kan se meldinger knyttet egne barn, samt sende meldinger til elevens kontakt-og faglærere. Under Min profil kan brukeren se registeringer knyttet til sin egen bruker.

 

Behandling av personopplysninger i Portalen og Skolemelding

Formål

Skolemelding og meldingsverktøyet i Portalen er et kommunikasjonsverktøy for bruk innad på skolen mellom ansatte, lærere og elever/foresatte. Begrunnelsene for bruk av personopplysninger er for å enkelt kunne kommunisere med barnas lærere og andre ansatte på skolen.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i Portalen og Skolemelding-appen?

Følgende personopplysninger overføres fra SATS (grunnskolebase + videregående base) til Portalen/Skolemelding:


Personalia (elever, ansatte og foresatte):

  • Alle: Fødselsnummer
  • Alle: Intern-ID i SATS
  • Alle: Fornavn
  • Alle: Etternavn
  • Alle:  Telefonnummer
  • Foresatte: E-postadresse
  • Alle: Rolle (elev, ansatt eller foresatt)
  • Elev + foresatt: Knytning mellom elev og foresatt

Portalen og Skolemelding-appen skal ikke brukes til å sende sensitive personopplysninger, for eksempel helseopplysninger.

Gruppemedlemskap + rolle i gruppene (elev, lærer, foresatt):

  • Alle: Elevgruppe/klasse
  • Elever + lærere: Basisgruppe
  • Elever + lærere: Faggrupper
  • Alle: Samlegrupper for hhv. alle elever, lærere, ansatte og foresatte ved hver skole

 

Følgende personopplysninger overføres fra SITS (voksenopplæringsbase) til Portalen/Skolemelding:

  • Personalia (elever og ansatte)
  • Fødselsnummer
  • Brukernavn i driftsløsningen / Feide-ident
  • Fornavn
  • Etternavn
  • Rolle: (ansatt eller student)
  • Skolekode (Oslointern ID for skolen)
  • Kontaktlærer
  • Klasse

 

Gruppemedlemskap:

  • Master record-kode (SITS-intern gruppe-ID)
  • Fornavn
  • Etternavn
  • Fødselsnummer
  • Tilgang
  • Skolekode
  • Skolenavn
  • Skoleår

 

Følgende personopplysninger overføres fra SIKT (Driftsløsning) til Portalen:

  • Fødselsnummer
  • Brukernavn i driftsløsningen / Feide-ident


Ingen automatisk saksbehandling

Det er ingen automatisk saksbehandling i løsningen.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Personopplysningene dine blir lagret i Portalen så lenge du er ansatt i Osloskolen. Meldingene i løsningen blir slettet ved skolestart hvert år.

Utlevering av personopplysninger til andre

Det utleveres ingen personopplysninger til andre systemer.

Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Osloskolen gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Portalen og Skolemeldings-appen.

Kontakt oss

Send en e-post til personvern@ude.oslo.kommune.no hvis du lurer på noe.