Personvernerklæring for Office 365

Innhold

Om Office 365

Office 365 er det daglige arbeidsverktøyet for elever og ansatte i Osloskolen, til produksjon, lagring og deling av data.

Office 365 er levert av Microsoft Corporation. Les generell personvernerklæring for Office 365  

Les gjeldende databehandleravtale. Velg norsk versjon.

Office 365 består av en samling programmer og tjenester. De viktigste er:

Word, Excel og PowerPoint

Standard kontorstøtteverktøy er tilgjengelig lokalt installert på enheten og som online-versjoner på internett for alle ansatte og elever.

OneNote

Program for å lage "digitale ringpermer", ofte benyttet for å sette opp en klassenotatblokk som deles av elever og lærere i en klasse eller et fag.

Outlook

E-postklient med kalenderfunksjonalitet, også brukt som verktøy for å reservere rom og ressurser ved mange skoler.

OneDrive

Personlig lagringsområde. Det er mulig for brukeren selv å dele enkeltfiler eller mapper lagret i egen OneDrive med andre brukere på Skoleplattform Oslo, eller med eksterne brukere.

SharePoint

Felles lagringsområde beregnet for deling og samhandling. Hver enkelt skole har selv kontroll over hvordan SharePoint settes opp og benyttes. Skolens IKT-ansvarlig styrer lese- og skriverettigheter til brukergrupper etter behov.

Teams

Verktøy som samler nyttige samhandlingsverktøy for en gruppe brukere. Inneholder chat, felles filarkiv og som oftest felles notatblokk.

Det er fire hovedroller i Office 365:

  • Systemadministrator
    • Definerte brukere hos skoleeier og leverandør. Har tilgang til å administrere alle skoler, alle brukere og alt innhold lagret på delte områder i SharePoint.
  • IKT-ansvarlig
    • Definerte brukere på skolene. Administrerer brukere og grupper ved egen skole, og styrer tilganger og rettigheter til skolens felles lagringsområder. Har ikke tilgang til brukernes personlige lagringsområder.
  • Ansatt
    • Lærere og andre ansatte er definert som ordinære brukere, men vil ha tilgang til samhandlingsområder forbeholdt ansatte. Ansatte har noe utvidete rettigheter når det gjelder oppslag av e-postadresser og deling med brukere ved andre skoler enn sin egen.
  • Elev
    • Har tilgang til alle tjenester i Office 365, inkludert eget privat lagringsområde i skyen (OneDrive). Avhengig av hvordan skolen arbeider vil de også ha tilgang til diverse samhandlingsarenaer knyttet til klasse og fag.

Foresatte har normalt ikke tilgang til data og tjenester i Office 365, men skolen og/eller enkeltbrukere vil kunne dele bestemte dokumenter eller mapper med eksterne brukere.

Behandling av personopplysninger

Formål

Office 365 på skoleplattformen er et arbeids- og kommunikasjonsverktøy for ansatte og elever. Personopplysningene er nødvendig for å kunne produsere, samhandle og kommunisere via e-post og skytjenester.

Rettslig grunnlag

Behandlingen av personopplysninger i Office 365 er nødvendig for å utøve offentlig myndighet. Behandlingen hjemles i kapittel 3 i forskrift til opplæringsloven og personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Personvernforordningen er EUs lovgivning når det gjelder personvern. Forordningen gjelder for hele EU/EØS.

Hvilke personopplysninger blir behandlet?

Følgende personopplysninger importeres til Office 365:

Fra skolens administrative systemer (SATS/SITS):

  • Alle: Fornavn
  • Alle: Etternavn
  • Alle: Skoletilhørighet (primærskole)
  • Alle: Rolle (ansatt eller elev)

Via grupper overført fra SATS/SITS:

  • Elever: Klassetilhørighet
  • Elever: Faggruppetilhørighet
  • Elever: Kontaktlærer

Fra ADBS (e-postadressesystem)

  • Alle: Brukernavn
  • Alle: E-postadresse
  • Ansatte: E-postalias
  • Ansatte: Eventuelle tidligere e-postalias

Øvrige personopplysninger i Office 365:

  • Gruppetilhørighet
    • Skolene vil normalt organisere elever og ansatte i funksjonelle samhandlingsgrupper utover fag og klasse. Eksempelvis prosjekter, fagsamarbeid eller brukergrupper med spesielle programvarelisenser. Disse gruppetilhørighetene blir lagret i systemet.
  • Systemgenerert data
    • Microsoft registrerer og logger noe data knyttet til brukerkontoer, eksempelvis tidspunkt for siste pålogging, installasjon av Office-lisenser, ledig plass på lagringsområder, sist brukte dokumenter osv.
  • Brukergenerert data
    • Alle brukere vil selv kunne dele egenprodusert materiale, eller lagre egenprodusert materiale på fellesområder. Det er IKT-ansvarlig ved skolene som organiserer fellesområder og bidrar til oppsett av samhandlingsarenaer i Office 365-verktøy som SharePoint, OneNote og Teams.

Et vanlig verktøy i undervisningen er klassenotatblokk (i OneNote). I en klassenotatblokk har hver enkelt elev sin egen inndeling der de selv og lærerne tilknyttet notatblokken har både lese og skriverettigheter. Notatblokken har også et fellesområde der alle kan bidra og et område for ressurser der lærer kan legge ut materiale og elevene kan lese.

Elevene har ikke innsyn i hverandres inndelinger.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Office 365-kontoen din vil være aktiv så lange du er registrert som elev eller ansatt i Osloskolen. Data – inkludert e-post og dokumenter på i OneDrive – vil bli lagret i 450 dager etter at kontoen er deaktivert.

Data lagres i 450 dager slik at elever kan ta et skoleår i utlandet som utvekslingselev og komme tilbake og "fortsette der de slapp".

Utlevering av personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. Osloskolen kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.
Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter: Det skoleadministrative systemet SATS for videregående og grunnskole. Dette gjøres gjennom en integrasjonsløsningen fra leverandøren av SATS, IST AS.

Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Osloskolen gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Office 365. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Ansatte har taushetsplikt rundt personopplysninger de får i arbeidet.

Kontakt oss

Send en e-post til personvern@ude.oslo.kommune.no hvis du lurer på noe.