Personvernerklæring for itslearning

Innhold


Om læringsplattformen itslearning

Læringsplattformen itslearning er et standardprodukt levert av itslearning as. Generell informasjon om løsningen fra leverandøren er tilgjengelig via https://itslearning.com/no/

itslearning omfatter virtuelle, passordbelagte områder kalt "fag" hvor undervisnings- og læringsaktiviteter foregår. Lærere og elever er medlemmer av disse fagene med ulike roller.I løsningen får lærerne tilgang til de fagene de underviser i og tilgang til å følge opp de elevene de er lærer for. Oppsett og tilganger i itslearning styres av de skoleadministrative systemene SATS og SITS.

Læringsplattformen er et verktøy for undervisningsaktiviteter, og inneholder verktøy for planlegging, elevaktivitet, vurdering og oppfølging.

I læringsplattformen kan lærerne blant annet:

  • Lage timeplan som viser undervisningstimer for fag.
  • Lage overordnede planer for undervisningen.
  • Lage periode- eller leksjonsplaner med fagressurser, innleveringer og digitale prøver.
  • Vurdere elevaktivitet og gi tilbakemeldinger.
  • Gjennomføre periodevurdering og halvårsvurdering.
  • Registrere karakterer og anmerkninger.


Ansatte, lærere og elever i Osloskolen er registrert brukere av plattformen. I tillegg har et stort antall foresatte egne brukere i plattformen med innsyn i registrert data for egne barn.

Generelt er opplysningenes tilgjengelighet i plattformen knyttet til deltakernes tilgangsnivå, som er tiltenkt ulike roller personer kan ha i itslearning.

Det er 6 roller i løsningen for Osloskolen:

  • Systemadministrator
    • Definerte brukere hos skoleeier og leverandør. Har tilgang til alle skoler, alle brukere og alt innhold i løsningen.
  • Superbruker
    • Definerte brukere på skolene. Har tilgang til alt innhold på egen skole, men begrenset innsyn i data om brukere på egen skole.
  • Skoleleder
    • Definerte brukere på skolene. Skoleleder har innsyn i registrereringer for alle elever på egen skole og styrer publisering av halvårs- og sluttvurdering.
  • Lærer/ansatt
    • Lærer kan lese, skrive og slette egne og elevers bidrag og se aktivitet og registreringer knyttet grupper med elever og enkeltelever. En lærer kan i tillegg gjøre mer administrative registreringer knyttet til en elev som for eksempel registrering av anmerkninger, karakterer og vurderinger. Lærerens aktivitet og rettighet knyttet til elever styres av de skoleadministrative systemene ved at lærere registreres som fag- eller kontaktlærer for en gruppe elever som det er gitt lærer-tilgang til i SATS/SITS, samt se egen aktivitet og registreringer knyttet til egen bruker.
  • Elev
    • Elev kan lese, skrive og slette egne bidrag, samt se egen aktivitet og registreringer knyttet til egen bruker.
  • Foresatt
    • Foresatt kan lese innhold som det er gitt tilgang til og se aktivitet og registreringer knyttet egne barn.

 

Behandling av personopplysninger i itslearning

Formål

itslearning er et gruppevaresystem for pedagogisk aktivitet. Begrunnelsene for bruk av personopplysninger er derfor primært av pedagogisk art, knyttet til pedagogiske mål og opplæringsloven. IKT skal støtte undervisningsaktiviteter og læringsprosesser. Bruk av itslearning er en del av skolenes arbeid med å legge til rette for kvalitet i undervisningen, slik at den enkelte elev skal kunne nå mål relatert til læreplaner på sitt nivå. Pedagogisk bruk av IKT er både et mål og et middel når nye læringsformer skal inn i skolehverdagen.

Rettslig grunnlag

Behandlingen i itslearning er nødvendig for å utøve offentlig myndighet. Behandlingen hjemles i kapittel 3 i forskrift til opplæringsloven og personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Personvernforordningen er EUs lovgivning på personvernområdet. Forordningen gjelder for hele EU/EØS fra sommeren 2018.

I enkelte tilfeller har Osloskolen også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykkeerklæringer for behandlingen av enkelte opplysningstyper.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i itslearning?

Sensitive personopplysninger skal ikke registreres eller være tilgjengelige i itslearning.

Det foreligger tre kilder til personopplysninger i itslearning:

  1. Importert data
  2. Data som er et resultat av personenes egne aktiviteter
  3. Lærerens registreringer i systemet.


1. Importert data

Følgende informasjon overføres til itslearning i Osloskolen:

SATS (grunnskolebase + videregående base) => itslearning

Personalia (elever, ansatte og foresatte): 

  • Alle: Fødselsnummer
  • Alle: Intern-ID i SATS
  • Alle: Fornavn
  • Alle: Etternavn
  • Foresatte: E-postadresse
  • Alle: Rolle (elev, ansatt eller foresatt)
  • Elev + foresatt: Knytning mellom elev og foresatt


Gruppemedlemskap + rolle i gruppene (elev, lærer, foresatt):

  • Alle: Elevgruppe/klasse
  • Elever + lærere: Basisgruppe
  • Elever + lærere: Faggrupper
  • Alle: Samlegrupper for hhv. alle elever, lærere, ansatte og foresatte ved hver skole


SITS (voksenopplæringsbase) => itslearning

  • Personalia (elever og ansatte)
  • Fødselsnummer
  • Brukernavn i driftsløsningen / Feide-ident
  • Fornavn
  • Etternavn
  • Rolle: (ansatt eller student)
  • Skolekode (Oslointern ID for skolen)
  • Kontaktlærer
  • Klasse


Gruppemedlemskap:

  • Master record-kode (SITS-intern gruppe-ID)
  • Fornavn
  • Etternavn
  • Fødselsnummer
  • Tilgang
  • Skolekode
  • Skolenavn
  • Skoleår


SIKT (Driftsløsning) => itslearning:

  • Fødselsnummer
  • Brukernavn i driftsløsningen / Feide-ident

 

2. Data som er et resultat av personenes egne aktiviteter

  • Opplysninger om hvem som er medlemmer i et fag / tilstede i et fag er tilgjengelig for alle de andre deltakerne i faget.
  • Opplysninger om hvem som har bidratt med hva, dvs. hvem som er eier av filer, diskusjonsforuminnlegg, linker, etc., er tilgjengelig for alle de andre deltakerne i faget. Innleveringer og elevresultater er kun tilgjengelig for eleven selv og lærere i faget. Foresatte ser vurderinger knyttet til egne barn.
  • Opplysninger om egne bidrag (åpnet sist når, av hvem, etc.) er tilgjengelig for bidragsyter samt for lærer.

 

3. Data som er et resultat av lærerens registreringer i systemet

Vurdering og oppfølging av elevarbeider og elevenes læring:

  • Vurdering av måloppnåelse for undervisningsmål
  • Vurderingskommentarer fra lærer knyttet til en undervisningsperiode eller elevarbeid
  • Karakter, status og/eller kommentar knyttet til et elevarbeid og halvårs- og sluttvurdering
  • Karakterer for orden og atferd
  • Anmerkinger knyttet til orden og atferd
  • Varselbrev for manglende vurderingsgrunnlag og/eller fare for nedsatt karakter i orden/atferd

Karakterer for halvårs- og sluttvurdering registreres i itslearning og overføres til det skoleadministrative systemet SATS for videregående og grunnskole. Følgende data overføres hver natt:

Fagkarakterer (Elever)

  • Faggruppe-ID
  • Fødselsnummer
  • Karaktertype (1. termin, 2. termin eller standpunkt)
  • Karakter


Ordens- og oppførselskarakterer (Elever)

  • Skole-ID og elevgruppe-ID
  • Fødselsnummer
  • Karaktertype (1. termin, 2. termin eller standpunkt)
  • Karakter


Registreringer som gjøres uten ditt samtykke

Lærere registrerer data om deg i løsningen for faglig oppfølging i tråd med opplæringslov og læreplaner følge opp undervisningen. Se " Data som er et resultat av lærerens registreringer i systemet" for mer detaljert informasjon.

Ingen automatisk saksbehandling

Det er ingen automatisk saksbehandling i løsningen.

Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Personopplysningene dine blir lagret i itslearning så lenge du er ansatt, elev, eller foresatt i Osloskolen.

Utlevering av personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. Osloskolen kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.
Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter: Karakterer for halvårs- og sluttvurdering registreres i itslearning og overføres til det skoleadministrative systemet SATS for videregående og grunnskole. Dette gjøres gjennom en integrasjonsløsningen fra leverandøren av SATS, IST AS.

Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Osloskolen gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i itslearning. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges. Ansatte har taushetsplikt rundt personopplysninger de får i arbeidet.

Kontakt oss

Send en e-post til personvern@ude.oslo.kommune.no hvis du lurer på noe.